一、退貨管理難、亂
為了提升客戶滿意度、簡化退貨流程,“跨越貿(mào)易”推行過很多管理策略。他們曾在辦公室外墻上豎起一個白板來統(tǒng)計提退貨品類、日期,以此來提醒大家;針對外阜的貨品,物流配送到市區(qū)后“跨越貿(mào)易”會安排專人去提貨,拿到貨品的業(yè)務(wù)員再將后續(xù)需注意的問題一一交代清楚。然而,隨著公司業(yè)務(wù)得不斷擴大,貨品的調(diào)換、退換業(yè)務(wù)也在頻繁發(fā)生,甚至每周都有此類需求。
讓“跨越貿(mào)易”陳總更憂心的是,食品貿(mào)易講究快進快出、快速周轉(zhuǎn),任何一個環(huán)節(jié)耽誤了,整筆交易都有丟掉的風險,有時候還可能損失一個大客戶。此外,成千上萬種食品他們各自的保質(zhì)期及對應(yīng)的庫存管理,也是件繁瑣的事兒,遇到迷糊的客戶,會拿著已經(jīng)過期的食品來要求退貨……依靠原有的白板記錄貨品信息會出現(xiàn)誤差,業(yè)務(wù)員、庫管、客服各個環(huán)節(jié)的對接更容易出岔子。陳總也嘗試過借助管理軟件,只是上一家軟件公司的系統(tǒng)經(jīng)常不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)錯誤偶有發(fā)生、且工程師服務(wù)不及時。
二、票據(jù)管理繁瑣、容易出差錯
“跨越貿(mào)易”的辦公室里,經(jīng)常出現(xiàn)以下場景:
勤小李負責與業(yè)務(wù)員對接涉及訂貨、發(fā)貨、開票的各類事情,到了開票的日子,業(yè)務(wù)員卻聯(lián)系不上。內(nèi)勤小杰負責開票同時把票據(jù)郵寄給超市,因開票課別需要與業(yè)務(wù)員明確具體信息,以免又出現(xiàn)開錯發(fā)票再退票的情況。這個時候,小李與小杰犯難了。但類似的場景和事項提醒已經(jīng)貼遍了“跨越貿(mào)易”的大半個白板,小杰的筆記上記錄的都是類似事情。
票據(jù)管理看似簡單,實則繁瑣又容易出現(xiàn)誤差,既要多方溝通、又涉及開票金額,一對一電話溝通一來不準確、二來不能及時反饋需特殊記錄跟進,事情多了容易忘記,影響客戶滿意度。
一、T+退貨管理搭配工作圈圈子,退貨流程清晰規(guī)范
他們用暢捷通T+做品類管理、批次保質(zhì)期進銷存管理,保證內(nèi)部管理的有序進行;在發(fā)貨時,“跨越貿(mào)易”會選擇近效期發(fā)貨,在工作圈創(chuàng)建“客戶商超圈”,建立促銷協(xié)同溝通,有任何問題隨時在圈子里發(fā)消息并@給相關(guān)人員。陳總說,就這2個動作,讓“跨越貿(mào)易”在客戶間的口碑增色不少;
當發(fā)生退貨時,如果對不清有哪些貨物,他們會借助T+系統(tǒng)查詢貨品批次進銷存賬屬于哪個批次、哪張單據(jù)、具體品類是什么,再也不會出現(xiàn)亂貨問題;
在退貨審批時,不管經(jīng)理、業(yè)務(wù)員是不是在外出差,他們都會用工作圈來隨時隨地完成T+審批;原本2天才能走完的流程,現(xiàn)在10分鐘就搞定了!
涉及退貨原因說明及各種協(xié)調(diào)時,他們在“客戶商超圈”分主題交流內(nèi)外協(xié)同,緊急問題發(fā)起電話會議,多方同時對話交流,再糾結(jié)的問題,一通電話就給解決了!
二、用任務(wù)來做票據(jù)管理,省時省心
用了T+工作圈,小杰整個人通透多了!現(xiàn)在聊起來,他都有掩飾不住的興奮。小杰說,墻上的便利貼終于可以全部撕掉了!被記錄得密密麻麻的筆記本也不用走哪都帶著了!
在開票的明細、數(shù)量和金額上,他會在T+上創(chuàng)建發(fā)貨信息和具體明細,同時在工作圈發(fā)起聊天,建立溝通記錄,出現(xiàn)問題時能夠及時發(fā)現(xiàn)??蛻羯婕爸遍_票需與業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)確定,他們會在工作圈“任務(wù)”倒推發(fā)票開具郵寄截止時間做提醒,業(yè)務(wù)員同事給予及時交流反饋。小杰說可以靈活應(yīng)用任務(wù)給自己發(fā)送,簡直太爽了!這樣不僅會記錄在日歷中而且還會按設(shè)定手機提醒。